キックオフパーティーもオンラインで！　懇親会開催前の準備や実例などをご紹介｜ケータリング・パーティー宴会ネット

オンラインで開催するキックオフパーティーのメリット

・自宅から参加できる
オンライン開催のキックオフパーティーは自宅からでも気軽に参加できるのがメリットです。
移動距離や交通費、宿泊などのスケジュール管理が要らないため、参加のハードルも下がります。

・感染リスクを下げつつ交流できる
オンライン開催では、新型コロナを含む感染症リスクを回避できるのもメリットです。
会場内や移動時に気を遣う必要がなく、安心して参加できます。

・スケジューリングがしやすく負担減に
オンラインキックオフパーティーでは、開催日時とタイムテーブル、懇親会の準備をするだけで済みます。食べ物や飲み物も各自で用意してもらうため、イベント担当者の負担減につながります。

・企業目標やプロジェクトの目的を再確認できる
キックオフパーティーでは企業に対する愛着を深めたり、普段は離れて働いている社員同士がコミュニケーションをはかったりしながら、共通の目標に向かって走っていくための“基盤”を固められます。

・モチベーションの向上、社員同士の交流が深まる
キックオフパーティーで目的意識を高めたり、優秀な結果を残した社員を表彰したりすることで、モチベーションアップにつながります。
また、社員同士で仕事について語り合ったり、ゲームや企画で交流を深めたりすることで、チームビルディングにも役立ちます。

オンラインで開催するキックオフパーティーのデメリット

・通信環境やツールによっては遅延などのトラブルも
オンラインキックオフパーティー参加者の通信環境や、使用するツールによっては、遅延や音声・映像が途切れるケースも見受けられます。
また、ネット回線契約をしていない参加者の場合、通信量オーバーになって速度制限がかかってしまうこともあるでしょう。

・音声が聞き取りにくいことがある
オンラインならではですが、音声を拾うマイクの機能がいまいちだったり、周りが騒がしかったりすると音声が聞き取りにくくなる場合も。あまりに途切れが多いと、会話がスムーズにいかなくなることがあります。

・対面よりも会話にコツが必要な場合がある
オンライン上では複数人が同時に話すと聞き取りにくくなることがあります。

そのため、一人ずつ話をする、他の人の話に相槌を打つときは動作だけにする、などの配慮が必要です。

・目的・タイムテーブルが決まっていないとだらだら進みがち
オンラインキックオフパーティーは、目的が明確でないとだらだらと進みがちです。「何の会だったのか結局よく分からなかった」とならぬよう、目的設定と進行をしっかりとおこなうことが大切です。

・騒音に要注意
オンラインキックオフパーティーは自宅から参加する性質上、どうしても騒音の問題が生じます。
特にお酒が入っている状態だと声が大きくなりがちなので、周囲への配慮（開催時間を早めに設定するなど）が必要です。

プロジェクトが円滑に回るようになる

キックオフパーティーで士気とモチベーションを高めつつ、チームビルディングに成功すれば、プロジェクトが円滑に回るようになります。特に、コミュニケーション回数が多くなるビッグプロジェクトの場合、より多くの効果を発揮するでしょう。

時間・経済面での移動コストを下げられる

遠方の社員や子育て中の社員など、オンラインならば「普段ならパーティーに参加できない人でも参加できる」という利点があります。支社が多く会場への移動時間・交通宿泊費などのコストがかさみがちな企業は、オンライン開催にすることで多くの恩恵が得られます。

テレワーク中のコミュニケーション不足を補える

コミュニケーション不足になりがちなテレワーク中に“他の社員とのつながり”を持つのは、メンタルケアの観点から見ても重要なことです。

離れ離れの場所で仕事をしているチームの連携力・モチベーションを高めるためには、オンラインキックオフパーティーを活用しない手はありません。

キックオフパーティーをオンライン開催したお客様の事例をご紹介します。

お客様事例①

例年、新年度になると「昨年度の振り返り」「事業計画」「今年度の達成目標」などのキックオフパーティーを開催していたA社様では、夕方から夜にかけてオンラインキックオフパーティーを実施。

タイムテーブルを細かく作成し、東京から地方都市、海外の支社から100名ほどの社員が参加する大規模なイベントになりました。パーティーでは講師を招いてのセミナーや懇親会なども盛り込まれており、多いに盛り上がりを見せました。

お客様事例②

B社様では毎期初めにおこなっていたキックオフイベントをオンラインで開催。参加者の自宅に共通の“飲み会フードセット”が届けられるサービスを利用し、共通の体験を通じてチームビルディングを形成しています。

同じ食べ物を食べることで、画面越しでも一体感がわき、和やかなキックオフパーティーとなりました。

お客様事例③

C社では2日間のキックオフイベントをZOOMで実施。振り返りや今後の目標・戦略を共有するとともに、内定式や表彰式、懇親会まですべてオンラインで執り行いました。

会の進行中もチャットで質疑応答が可能であったことや、場を盛り上げるコメントが投稿されるなど、「従来のキックオフパーティーに比べ、全員が主体性をもって参加できる」と好評を得ています。

幹事はタイムスケジュールを綿密に

タイムスケジュールを決めておくことで、キックオフパーティーがだらだらとした雰囲気になるのを防げます。

「ビジネス的な話」「雑談、レクリエーション」の時間を切り分けられるのでメリハリが出るのです。

事前にしっかりとタイムテーブルを設定し、それに沿って進行していくことを意識するとよいでしょう。

参考サイト：「社員30人参加｢オンライン飲み会｣が最高になった5つのコツ【Zoom・Meet対応】」
https://www.businessinsider.jp/post-211517

大人数の場合はグループに分けて開催＆ローテーション

オンラインキックオフ・懇親会では、一度に大人数がしゃべりだすとお互いの声が聞き取りにくくなります。そのため、一斉に意見を集めるもの（アンケート、大喜利、質疑応答など）についてはチャット機能を活用することも考えましょう。

また、ディスカッションや雑談、ゲームの時間では、5人程度のグループを作るとコミュニケーションが取りやすくなります。一定時間が経過したらシャッフルすれば、いろいろな人とまんべんなく会話ができるでしょう。

参加概要のお知らせ、スケジュール調整はITツールを活用する

オンライン開催となると事前の情報通知が大切です。また、全員に開催のお知らせが行き届くように配慮する必要もあります。こうしたお知らせ、参加不参加の集計、スケジュール管理などはITツールを使用するとよいでしょう。

例えば「調整さん」というサービスは、URLを送信するだけで参加・不参加の意思表明や、日程調整ができるサービスです。登録不要で手軽に利用できますし、参加側も数ステップで意思表示ができるため人気があります。

参考：「調整さん」
https://chouseisan.com/

また、普段からGoogleを使用しているのであれば、「Googleカレンダー」もおすすめです。

同サービスにはカレンダー共有機能があり、オンラインキックオフパーティーの告知から招待、参加不参加の返答確認などがおこなえます。また、公開権限を設定することも可能なため、「部やチームだけで開催したい」という場合も機密性を保てます。

参考：「Googleカレンダー」
アプリ
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.calendar&hl=ja
Chrome拡張機能　
https://chrome.google.com/webstore/detail/google-calendar/gmbgaklkmjakoegficnlkhebmhkjfich?hl=ja

オンラインキックオフパーティーは、スムーズに進められる仕組みにすると満足度の高いイベントに仕上がります。以下のポイントを把握しておきましょう。

オンラインでのキックオフパーティーの進め方

オンラインキックオフパーティーは次のような流れで構成するのが一般的です。

①昨年度・前期の振り返り
②今期の目標、プロジェクトの目的発表
③社員表彰
④質疑応答
⑤グループワークやディスカッション
⑥懇親会（飲み会、ゲームなど）

オンラインの場合、司会進行役がきっちりと時間を区切っていくことを意識するとよいでしょう。

それぞれのセクションごとに時間を設定しておけば、大幅に時間オーバーすることもなくスムーズに進行できます。

入退場自由にしておく

オンライン開催の場合、途中で入退場ができるように設定しておくのも大切です。こうすることでトラブルがあったり、社員のお子さんへの対応などが生じたりした場合でも、気兼ねなく再入場することができます。

こうした細やかな気遣いがあると、参加率がアップします。

一方的な発信ではなく、双方向で交流する

キックオフパーティーを資料の説明や発表だけで構成すると、聞き手側が飽きてしまいます。

そのため、質疑応答や意見交換などの時間を設け、なるべく双方向でのコミュニケーションを心がけましょう。

乾杯や締めのあいさつで一体感を盛り上げる

オンラインでも乾杯の音頭や締めのあいさつは重要です。オンラインで雑談をしていると、どうしても参加者の意識がバラバラになりがち。乾杯の音頭や締めのあいさつに集中してもらう時間を作ることで、みんなでイベントに参加している一体感をより多く味わえます。

オンライン・オフラインでの同時開催を実現するには、会場となる場所選びが大切です。しかし、会社によっては社内の会議室は飲食禁止という場合もあるでしょう。

そのような場合は、飲食ができる会議室をレンタルして開催し、オンライン中継するという方法がおすすめです。

フクラシアの会議室は飲食OKですので、オフラインでの参加を希望する方がいる場合は特におすすめです。

特にフクラシアが実施しているケータリングサービスでは、飛沫・接触予防に配慮した「カップフードプラン」もあり、パーティーらしい華やかな料理を楽しむこともできます。

また、フクラシア会議室は参加人数に応じて部屋の広さが選べることもメリットです。オフラインの人数が少なければ小さめ～中ぐらいの部屋を、人数が多ければ大部屋を借りるなど、フレキシブルに使えます。

テーブルのレイアウトやコロナ対策についても、コンシェルジュにアドバイスがもらえるので安心です。

オンラインとオフラインの両方で同時開催をお考えの企業様は、フクラシアの会議室のご利用をぜひご検討ください。