事例

年間500回のイベント・パーティ実績の中から、
マックスパートのもつ豊富な運営ノウハウで実施した事例の一部をご紹介いたします。

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数年もしくは数十年に一度という会社にとって大切な創立周年記念イベント。いきなり担当になったら、プレッシャーを感じるのも当然です。会社にとっては節目を飾る大きなイベントであり、期待に応えて成功に近づけるために、できる限りの準備を進めましょう。どうしたらいいかと慌てている人必見! 創立周年記念イベントの企画の立て方やスケジューリングなどをはじめ、成功するポイントをお伝えします。

創立周年記念イベントを開催する意味とは

もし担当になったら、まずは過去の開催内容について調べてみましょう。創立周年記念イベントがもつ目的や効果、役割は会社ごとに違います。開催の規模や予算によって、企画内容も変わってくることでしょう。これまでどのような創立周年記念イベントが行われてきたのか、資料をチェックし、当時を知る人の経験談を聞いてみましょう。会社の意向を第一にして、さらに参加者の目線になり、みんなが楽しめるイベントにしていきましょう。

創立周年記念イベントには大きく分けて社内向けと社外向けの目的があります。どちらかだけの場合もあれば、両方を兼ねることも。たとえば、社内向けの目的としては、社員のねぎらい、モチベーションの向上、理念の原点回帰などです。社外向けとしては、事業や業績の報告、取引先や関連会社への感謝の表明など、企業の信頼度を高めるのが目的です。目的を明確にして、会社全体で盛り上げていくことが成功の鍵です。

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これで失敗しない!創立周年記念イベントの進め方

創立記念イベントの開催が決まったら、まずは、イベントの目的を決め、目的に合わせた内容を考えます。実は、この目的こそが、イベントを成功させるためにとても大切なもの。目的がぼやけると、お金と時間の無駄になるだけでなく、会社のイメージが損なわれかねません。

創立周年記念イベントの担当者は事前準備から当日の運営まで、念入りに計画していかなくてはなりません。まずは、運営チームを組み、会場設営係、式典係、パーティー係、記念品係、会計係などの役割分担を考えます。定期的に運営会議を設け、それぞれの係が連携しながら、準備を進めていきましょう。

開催規模にもよりますが、大規模なものは準備に1年近くかかることもあります。社史や周年記念誌を発行する場合には、さらに時間を必要とすることも。外部のお客様を招く場合は、開催の2~3カ月前には招待状を送らなくてはなりません。社外向けのイベントにするなら、余裕を持って準備していきたいですね。

イベントを開催するということは大変なことも多いですが、イベントの準備自体も貴重な経験となり、今後の営業活動やスキルにつながります。また、みんなで一丸となって準備していくことで、社内コミュニケーションが良くなることも期待できます。担当者だけで抱え込まないで、多くの人に協力してもらいましょう。

困ったら、専門業者に相談を

初めての周年イベントや、過去の記録がない場合、社内に開催のノウハウをもっている人がいないこともあるでしょう。社内のスタッフだけで運営が難しい場合は、専門業者の協力を受けてみましょう。プロならではの企画力でイベントの成功が期待できます。業者に頼む場合は、まず、実際にやりたい企画を実現させてくれるかどうかを確認すること。その際に、参考になるのがその会社の実績です。得意分野や過去の実績を見ればある程度予測ができます。また、安いだけで実際はほとんどサポートしてくれなかったということにならないように、予算とサービス内容もしっかり把握しておきましょう。複数の会社から見積もりをとって比較してみてもいいですね。

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みんなの力で創立記念イベント成功させよう!

大切な創立周年記念イベントを成功させるために、社内のみんなで協力しつつ、専門業者も上手に使って準備を進めていきましょう。イベント終了後はアンケートをとったり参加者から感想を聞いたりして、改善点を把握し次回のイベントに活かしていきたいですね。

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