事例

年間500回のイベント・パーティ実績の中から、
マックスパートのもつ豊富な運営ノウハウで実施した事例の一部をご紹介いたします。

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100人を超えるような大規模イベントを実行するときは、あらかじめ割り振られたチームが、それぞれきちんと役割を果たすことで、スムーズな進行ができるはず。今回は、100〜300人クラスのイベントを運営する場合に必要な役割と配置人数の目安、運営のポイントについてお伝えします。

幹事の役割分担と配置人数の目安

300人規模のイベントを企画したら、まずは必要な人員を割り出すことからはじめましょう。加えて、そのチームが持つ役割の担当範囲を把握するのもポイントです。ここでは、全体を大きく4つの部門に分類して、必要な役割をまとめてみました。まずは、全体のバランスを確認してみてください。

統括部門:配置人数の目安3~4名

まずは中心的な存在として、イベント全体を統括する部門です。イベントの企画、準備段階から終了後の後処理までトータルで関わります。他部門のメンバーの人選やトラブルが起きた際のフォロー、当日の運営、進行状況の確認など、各部門と連携をとり、常にイベント全体を把握していることが求められます。

【リーダー→1~2名】

統括部門のリーダーはイベントの総合責任者となります。イベントを成功へ導くため、各部門のリーダーと連絡を密に行いましょう。イベント全体を把握し、それぞれに重複のない指示、連携を進めるのが大きな仕事です。いざアクシデントやトラブルが発生したときには、迅速な対応ができるように細やかな準備を進めましょう。

【サブリーダー→2~3名】

リーダーと共にイベント全般に関わります。サブリーダーは各部門のリーダーを兼任することもあります。兼任することで、リーダーを含む各部門との連携力が上がり、イベントがよりスムーズに進行します。

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総務・事務部門:配置人数の目安会計4~6名

予算立てや会場の手配といった事前準備から、全体の会計管理など、イベント全体の事務、雑務全般を受け持つ総務部門も並行して立ち上げましょう。あまり表にでる部門ではありませんが、受け持ちは多岐にわたり、イベントの成否を左右する大切な役割といえます。

【会計→2~3名】

イベントの会計全般の担当です。統括部門と共に企画段階からイベントに関わります。予算を立てたり、期間中の会計を管理したり、追加予算の決定をしたりなど、会計的視点からイベントの運営管理を行います。

【渉外→2~3名】

外部との連絡の窓口です。イベント会場の選定や打ち合わせが主な役割。VIPやゲストの来場がある場合の事前打ち合わせなどに参加し、イベントを支えます。

当日の運営部門:配置人数の目安9~15名

イベント当日の運営において、一時的なサポートを担当するチームです。来場者の受付や誘導など、来客対応が主な業務。来場者が安心かつ快適にイベントを楽しむことができるように、さまざまな場所に必要です。

【運営リーダー→1~2名】

当日の運営部門のリーダーです。イベントの規模によっては統括部門のサブリーダーが兼務することもあります。イベント全体を把握し、各部門と連絡を取りながら運営部門をまとめます。渉外担当と共にVIPゲストやスポンサーの当日対応にあたるのもこの部門の役割です。

【受付→4~8名】

イベント当日の受付まわりを担当します。受付は来場者をお迎えする最初のおもてなしポイント。役割は細かく、クローク、集金、配布など、必要に応じて担当を決めるとよいでしょう。来場者に対して不備なく、お待たせすることなくご案内できるよう体制を整えることが必要です。

【案内→4~6名】

会場の広さに応じて案内係の人数が変わります。喫煙スペースやトイレ、受付の案内から周辺の地理まで、来場者が必要な情報にスムーズに対応できるようにしましょう。ただし、会場規模や駐車場誘導の有無などによって、警備として外部発注する方が安全な場合もあります。

当日の進行部門:配置人数の目安5~9名

イベント当日のプログラム進行を担当する、専門的な役割を持つ部門です。進行台本をもとに、部門内で連携を取りプログラムを滞りなく進めることが求められるため、統括が兼任する場合もあります。大規模イベントではプロに外注することも少なくありません。

【進行リーダー→1~2名】

進行部門のリーダーです。規模によっては統括部門のサブリーダーが兼務する場合があります。プログラムを元にリハーサルを取り仕切ったり、進行に合わせて各担当にキュー出しをしたりとイベントがスムーズに進行するかどうかのキーパーソンとして、重要な役割を持ちます。

【司会進行→1~2名】

イベントの司会進行を務めます。進行中はその場を離れられないため、アシスタントがいると何かと段取りが良くなるケースもあります。大規模イベントの場合は、プロに外注すると安心でしょう。

【照明、音響、映像→3~6名】

会場内の環境演出に必要な専門職です。専門的な仕事になるため、会場側で専任のスタッフがいる場合がほとんどです。演出内容によっては、会場が用意するスタッフと別のチームを外注する必要があることも。会場にはない派手な照明を使ったり、記録用のカメラや映像撮影を行ったり、生演奏を依頼したりと、さまざまなプランが考えられます。どのような演出を行うにしろ、まずは会場側と相談し、どこまで対応してもらえるかを確認しておきましょう。

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適切な人数配置は、全体の把握から

全体として、裏方も含めて20~30人程度の構成が目安です。手が足りないのも大変ですが、スタッフの人数が多いからといってイベント運営がスムーズに進むわけではありません。会場の規模や演出プランなど内容に応じて適切な人数配置を考えてみましょう。

運営マニュアルと役割分担表をメンバーで共有

規模の大小に関わらず、スタッフの人数が増えてきたら、当日までの準備・運営マニュアルを作成すると、情報共有に役立ちます。マニュアルがあることでイベントの全体像がイメージしやすくなり、それぞれの役割ごとの責任感も高まります。ただし、内容によっては随時の更新が必要であり、その都度、発行し、スタッフ全員と共有しなければいけません。各部門の役割分担や作業スケジュール、会場のレイアウトや当日のイベント進行スケジュールなど、細かすぎる更新はわずらわしく、意識しづらくなってしまいます。統括を起点とする連絡体系の強化は当然のことですが、そうした更新についても、タイミングを考慮して行うのがよいでしょう。

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アクシデントは起こるものと考える

人材配置と役割の徹底で、縦割り、横割りでの連携が取りやすくなります。とはいえ、どれだけ準備をしてもイベント当日トラブルやアクシデントは起こるもの。全体の連携を取りながら、ハプニングへの対応までも予測しながら、準備を進めたいところです。準備段階から、すでにイベントは進行しており、当日までのカウントダウンが始まっています。イベントを無事に成功させるために、適材適所でよいスタッフを集めたいですね。

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