事例

年間500回のイベント・パーティ実績の中から、
マックスパートのもつ豊富な運営ノウハウで実施した事例の一部をご紹介いたします。

事例7

総勢600人の
大規模な業界イベントも、
細部まで質重視で万全のおもてなし

はじめに

懇親会であれ研修であれ、それがどのような規模であっても、コミュニケーションをとるという大切な機会であることには変わりません。しかし規模が大きくなるとオペレーションは複雑になり、会場運営には経験とノウハウが必要となってきます。そんなときに、マックスパートのおもてなしの経験が改めて問われることとなります。

このたびマックスパートが担当させていただいたのは、ある業界がまるごと一堂に会するような規模のイベントでした。さまざまな企業と賛助メーカーからなる協会の全国大会であり、総会、事業計画、収支の共有、商談、講演会・研修、夕食会といった盛りだくさんの内容が含まれる濃密な2日間です。

そして、初日の夕食会に参加されるお客様はなんと600人とのことでした。

ヒアリング

リピーターのクライアントにもこまやかなフォロー、
常にニーズを正しく把握

これほどの規模の案件を依頼していただいた背景には、実はクライアント様がリピーターだったということがありました。マックスパートとしては、以前勝ち得た信頼を今回失うわけにはいきません。続けてご利用いただくクライアント様の場合であっても、ニーズは刻々と変わるはず。その考えから、今回も細かく大会開催の背景を伺うことにしました。

すると、クライアント様の協会において、業界をとりまく環境の変化によって会員数が微減し、正会員による収入が減っているとのこと。したがってこのイベントはただの交流会ではなく、さまざまな会員がビジョンを共有し、活発な意見交換によって協会の存在意義を改めて確かめるための機会であってほしい……今回のイベントにおいて、クライアント様はそのような願いをお持ちであることがわかりました。
クライアント様の願いをかなえるために、私たちはまず、団体活性化、ひいては業界活性化につながるコミュニケーションを生み出すような会場作りを目指さなければなりません。

ご提案

企画1

通をうならせる料理と、
パーティーを盛り上げる創意工夫

夕食会において重要なのはもちろん料理の質です。とりわけ今回の参加者は年齢層も高く、舌の肥えたお客様も多いと聞いていました。そこで今回は、年に一回の全国大会であることに着目し、日本各地の厳選したよい食材をふんだんに使い、季節感を出したぜいたくなメニューをご提案。季節感の演出によって大会の思い出を開催時期と結びつけ、料理を強く印象づけることをねらいました。

もちろん料理の内容だけではなく、その装いも大切です。団体の活気や勢いを反映するかのごとく、盛り付けや容器の大きさを強調するようにはからいました。また、せっかく各地の名産品を材料に用いたのですから、これも存分に生かしたいところ。食材のよさを紹介するPOPをそれぞれの料理に添えて、その盛大さを味わっていただけるようにしました。

企画2

クライアント様のご要望に
ワンランク上のソリューションを

実は今回、クライアント様から「フレアバーテンダーショー」を見たいというご要望がありました。カクテルを作る際に曲芸的なパフォーマンスを挟むものですが、クライアント様のこのようなご要望を単に「ではそのように」と承るだけでは、私たちの役目は果たせません。

そこで提供するカクテルの種類にこだわることをご提案。高い年齢層に合わせて、升のなかのロックグラスに注いだ日本酒カクテル、という視覚的に凝ったものをご用意しつつ、一方で女性会員も少なくないという情報に基づいて、梨のカクテルなど、女性人気の高いメニューも選択肢に加えました。

また、結束力を高めるという今大会の最大の目的に即したパフォーマンスとして、団体創設年にとれたお酒をお出しするという提案も。幸い、こうしたご提案はクライアント様に大変ご好評いただくことができました。

結果

リピートを生む、
コンセプト重視の企画運営

ありがたいことに、クライアント様の運営担当の方から、「事務局側から見たときに、提供してもらっている商品の意図がわかるだけに、昨年と違う視点で会を見ることができて、新鮮でした」というお言葉をいただきました。

実は、会場の空間は席数に対してやや広かったため、あえてテーブルを密集させ、盛況感をはっきり強調するように工夫していました。徹底してコンセプトにこだわることで、今大会の最も重要な目的であるコミュニケーションの活性化に、さまざまな細部を結びつけることができたのだと考えます。

リピーターのクライアント様だからこそ、毎回新しさを感じていただきたいと考えています。「以前と違って、今年はどうか?」という視点から満足していただけること、それがわたしたちの最大の喜びなのです

イベント成功のポイント

その1

食材の厳選とPOP、季節感の演出など、印象に残るサービスの追究

その2

客層のニーズをしっかりとらえ、さらにワンランク上のご提案として特別なカクテルをご提供。

その3

リピーターのクライアント様には、綿密な打ち合わせで毎回常に新しい驚きを。

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