事例

年間500回のイベント・パーティ実績の中から、
マックスパートのもつ豊富な運営ノウハウで実施した事例の一部をご紹介いたします。

事例6

考え抜かれた懇親会で、
世界中のお客様に万全の「おもてなし」を

はじめに

今回サポートをさせていただいたクライアント様は、建築業においてワールドワイドなシェアを持ち、中国、韓国、メキシコにおいては、日系企業としてトップクラスの実績を誇ります。
今回は、アジアをターゲットに積極的な事業展開を構想中とのことで、その企画会議と、それに続く懇親会のご依頼をいただきました。
これほどの規模を誇る企業。支社の社員も含め一堂に会するのはこれが初めての機会となり、参加される方々の国籍もさまざまとのことでした。

ヒアリング

中国、韓国、インド、メキシコ……
多文化懇親会にふさわしい配慮をさぐる

担当者様にお伺いしてみると、参加者のおよそ半分は、上記4カ国を中心とする外国の方であるとのこと。メニュー表記を日本語と英語の両方にすることはもちろん、加えて各国の食文化についても配慮しなくてはなりません。例えば、インドの方であればヒンドゥー教徒である可能性が高く、ケータリングの際に使ってはならない食材をチェックする必要があるでしょう。

また、せっかく外国の方が訪日されるのであれば、日本料理をふるまうのがセオリーではないか、というのがこれまでに多いパターンでした。しかし、ここで思い出すべきは「社員が一堂に会するのはこれが初めて」ということ。社員同士のコミュニケーションが目的の懇親会において、食事はそのためのツールのひとつであるべきだという「原点」を再確認し、私たちは改めてどのような工夫をすべきか頭をひねりました。

ご提案

企画1

会話が自然に生まれる食事とは?
ケータリングのひと工夫

重要なのは、ただ食事をするのではなく、食事を通して参加者同士の会話が弾むことです。異なるバックグラウンドを持った方々が集まるということは、この文化の違いそのものが会話のネタになるのでは? と考えました。そこで私たちは、日本料理に合わせて、その料理や文化的背景の説明を書いたポップを用意。これをきっかけに、どういう料理なのか、うちの国では……といった会話が生まれることを期待しました。

また、精神衛生的なケアも必要です。例えば、異国の水が合わない……ということは日本人でも体験することがあるもの。本来フリードリンクに含まれていなかったミネラルウォーターの準備をご提案し、担当者様に喜んでいただくことができました。

企画2

念には念を!例外を想定する
オペレーションでお客様の満足を保証

前述のとおり、私は食材の使用について宗教的な禁忌のことが気にかかっていました。担当様にお伺いしたところ、特にそうした問題はないとのこと。しかし、マックスパートの務めは当日突然起こる例外にもきちんと対処することであり、そのためにクライアント様は弊社を起用してくださっていると考えています。念には念を入れて、調理の方と相談し、牛肉や豚肉が食べられないといった方にも対応できるよう手配しました。

すると当日、まさしくその両方が食べられないというインド人の方がいらっしゃったのです。そこで、大皿とは別に取り分けておいた、禁忌食材を取り除いた料理をお出しすることに。私たちが準備を怠っていれば、あわやその方にご満足いただけないところでしたが、楽しそうにお食事されている姿を拝見することができました。

結果

クライアント様の声
会話の絶えない明るい懇親会

結果は、外国の方々からも大好評でした。担当者様からは、「会話が弾み、あっという間の1時間半だった。料理に高級感もあってよかった。」といったお褒めのお言葉をいただくことができました。会話促進のために用意したポップも、参加者同士の交流のきっかけとなり、気に入っていただけたようです。

このことからも、私たちがまず考えるべきは、参加者の方々が自ら盛り上がっていただけるような配慮である、ということを改めて考えさせられました。

イベント成功のポイント

その1

多言語表記、ミネラルウォーターの準備など、
文化的抵抗をなくす配慮

その2

食事を楽しんでもらうのではなく、コミュニケーションを楽しんでもらうための工夫

その3

まさかの事態のために、禁忌食材抜きのメニューを別に準備

想定外の事態にも対処できるよう万全を尽くし、ご要望はスタッフ全員で共有して対応することの大切さを改めて認識いたしました。

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