事例

年間500回のイベント・パーティ実績の中から、
マックスパートのもつ豊富な運営ノウハウで実施した事例の一部をご紹介いたします。

事例5

トータルで支援!
イベント全体の成功を
ともに考えるビジネスパートナーに!

はじめに

マックスパートの菊池です。今回紹介させていただく事例は、参加者約600人という大規模なイベントです。医療関係の普及活動を行う団体が主催し、第1部として講演を含むフォーラム、第2部にはパーティーが企画されています。参加者となるのは、業界でも権威ある先生方や、政府関係者、製薬会社役員など、ほぼ全員がVIPともいえる貴重なイベントです。
マックスパートの参入をご依頼いただいたのは、以前にもお付き合いのあったイベント制作会社からでした。さらに、イベント運営を実質的に管理する主催者側の事務局として、医療関係のサービスを提供している企業も加わっているとのこと。複数の企業がかかわる大規模な内容に、イベント運営を支援する立場として、私も自然と力が入りました。

ヒアリング

初めての大規模イベント。しかし、経験者が不足気味?

もともとマックスパートが担当するのは、パーティー時の料理提供だけでした。ですが、実際にこのプロジェクトに参加してみると、多くの課題を抱えていました。
今回は、団体にとって初のイベント開催であり、大規模な内容でありながら手探りの状態。一堂に会して話し合いが始まっても、何から手をつけていいのかわからずお互いが右往左往……。事務局もケアすべきところが多すぎて手が回らないという様子です。
関係者全員のほとんどが、イベント運営の経験がないなかで、私は自分の役割を考えました。イベントの成功を最優先とすれば、私のすべきことは単なる外注業者でいることではありません。イベント運営の実力を持つ協力会社として、積極的に企画にかかわるべきだと考えたのです。

ご提案

企画1

細やかな後方支援で
イベント準備にアプローチ

複数の業者を介したとしても、考えているゴールは皆同じ。とにかくイベントを成功させることが目的です。そのなかで、どうすればマックスパートがお役に立てるのかを考えました。そこで、今回の参入にあたり、マックスパートができる3つのサポート内容をまとめ、お伝えしました。

一括してイベント全体をサポートできる

パーティーだけではなく第1部のフォーラムからまとめてサポートする会社が、今回のイベントには必要です。マックスパートは、一貫性を持って全体をまとめられるノウハウを持っていることを、まずお知らせしました。

クオリティの高いケータリングサービス

第2部のパーティーにはあまり重きを置かれていない様子でしたので、改めて、パーティーのクオリティを高めてはどうかと提案しました。ホテルクオリティの料理は、参加者の皆さんにもきっとご満足いただけるはず。マックスパートは、サービスの質の高さには自信を持っており、VIP参加者の多い今回のイベントでは料理にこだわることは重要だと考えました。

会場についてのノウハウがある

初めて使う会場では勝手がわからず、それだけで計画から当日の進行まで余裕がなくなりがちです。今回使用する会場はマックスパートとの提携があるため、会場内の設備やスタッフの動きまで知りつくしています。会場に精通していることで、利用時の不安も軽減することができるでしょう。

企画2

隠れたご要望を拾い集める

お客様にイベント開催の経験がない場合、イメージはなかなか膨らまないものです。経験上、具体的なご要望をいただけないうえに、計画変更が起こりやすくなります。打ち合わせの際にはちょっとしたひと言や表情から、お客様が気付いていないご要望を拾い集めることに集中しました。

会場のこと、控え室のこと、料理のこと……それぞれをビジュアル化して、わかりやすく提案の形にまとめることを繰り返しました。最終的には、参加者の動線を考慮した誘導、スタッフの配置、スケジュールから会場設営まで多岐にわたる支援をさせていただきました

結果

お客様の感想はひと言
「任せてよかった!」

打ち合わせを丁寧に重ねながら、当日もイベントを進めながら細かくフォローしてお手伝いさせていただきました。結果的に「当日にどこでバタつくか想定できたことで、事前に対策ができた」、「ホテルクオリティのパーティーサービスがあり、なおかつイベントホールに詳しいのは、大変に頼もしい。次回もお願いします!」というお言葉を事務局からいただくことができました。

イベント運営成功のポイント

その1

イベント全体の企画運営をサポート

その2

ホテルクオリティのサービスを提供

その3

慣れない会場との連携をサポート

イベント運営のなかで、お客様の要望をかなえやすい支援体制を作りながら、複数の企業と共有し、ご協力いただけたことが、イベント成功につながったのだと感じています。さらに規模を拡大してイベントを開催される予定とのこと。マックスパートが持つイベントサポート能力をさら高めながら、引き続きお手伝いできればと考えています!

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