事例

年間500回のイベント・パーティ実績の中から、
マックスパートのもつ豊富な運営ノウハウで実施した事例の一部をご紹介いたします。

事例1

失敗できない
大規模国際イベントこそ
お客様目線のサポートを

はじめに

企業のプライドを賭けた大舞台をお手伝いすること ―― それはマックスパートにとって光栄なことであり、同時に最大限の工夫と機転が問われる、責任の重いお仕事です。
規模の大きい、それもフォーマルなイベントのサポートは、多くの不確定要素に対応しつつ円滑な運営をする必要があります。積み重ねたノウハウと経験、そしてクライアント様との連携こそが物を言うジャンルです。

ヒアリング

勝負どころの
「国際フォーラム」開催、2日で600人、海外要人も!

材料開発とその応用分野において実績を持つ今回のクライアント様は、このたび業界のさらなる発展と交流のため、国際フォーラムを自社で主催することを決意されました。
世界中の経営者、大学教授、政治家、メディアが招待され、その人数規模は2日間で600人にのぼります。

海外のお客様もいらっしゃるということからも、オペレーションは極めて複雑なものとなることが予想されました。
レセプション・パーティーからVIPの方々のランチのセッティング、講演時の対応などすべて国際的水準でサポートすることになるのです。

ご提案

企画1

自社だけでつくりあげた
というオリジナル感をつくること

規模の大きさに左右されるオペレーションの複雑さも懸念される点ですが、まず何より、クライアント様のこの企画にかける思いを汲み取ることが重要と考えます。お話を伺うなかで、とくに会長を中心に、「自社がつくりあげたフォーラム」にしたい、ケータリングなどを除いて基本的に自社でできることは全て関与したい、という強い願いをお持ちであることが判りました。

マックスパートを選んでいただけたのも、社員の方々と連携して、意を汲みながら共に働くパートナーを求めていたからではないでしょうか。そこでわたしたちは、フォーラムのイメージカラーによるテーブルクロスコーディネートや鏡開き、そしてオリジナル升の作成など、主催企業であるクライアント様のホスピタリティを明確に形にするようなアイデアをご提案しました。

企画2

空間づくりからコップの種類まで
1日目から2日目の間にも
「進歩」するサービス

大規模な国際イベントでは、オペレーションを事前に相当細かく設定しておかなければ、クライアント様も安心することができません。300個ものお弁当をどのように配布するのか、コーヒーブレイクにどのようなコップを使用するのか、といった細部に至るまでこだわってご提案しました。

また、クライアント様が特に心配なさっていたVIPの方々の昼食は、お弁当ではなく、ゆったりとしたブッフェ形式のお食事をご用意いたしました。
2日間の開催期間の中でも、クライアント様からいただいたフィードバックをもとに、さらなるサービスの向上を目指します。1日目のブッフェランチで人気がなかったメニューを確認し、2日目の献立に反映するなど、臨機応変な対応を心掛けました。

結果

クライアント様との連携によって
生まれる「おもてなし」

緊張感の伴う大規模なイベントでしたが、後日クライアント様から「事前の打ち合わせでイメージしていたフォーラムを表現できた」というお言葉をいただきました。

このクライアント様のお言葉に、わたしたちのサービスの特質が表れているように思います。一方的なサービス提供でもなければ、言われたことを再現するだけでもありません。「打ち合わせ」を通して、クライアント様の要望をコミュニケーションのなかで明確化してゆく。そのプロセスを丁寧にたどることが、ご好評をいただいている理由だと考えています。今回のレセプション企画で明確化されたのは、クライアント様の「おもてなしの心」だったのです。

イベント成功のポイント

その1

業界の要人をお迎えする「おもてなしの心」

イメージカラーによるテーブルクロスコーディネートや鏡開き、オリジナル升の作成など、主催企業であるクライアント様のホスピタリティを表現

その2

1日目の反省は2日目に生かす対応力

大規模なイベントにはハプニングはつきものです。
ご要望はスタッフ皆で共有して対応いたします。

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