オンライン入社式・内定式の開催方法をご紹介！リモートでの懇親会参加者に配慮すべき点は？｜ケータリング・パーティー宴会ネット

「入社式」や「内定式」などのイベントは、採用者・内定者の社会人としての自覚を形成し、良いスタートを切る節目となるイベントです。昨今では感染予防対策のため“オンライン化”している企業も目立ちます。
とはいえオンラインでの開催は、対面での式典とは勝手が異なるもの。開催担当者様の中には「どう準備を進めればいいのかわからない」とお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか？
そこで今回は、オンライン入社式・内定式の目的や開催方法、リモートでの懇親会参加をする方への配慮、懇親会でおすすめのトークテーマ＆ゲームなどについてご説明します。

「オンライン」とはいえ入社式・内定式・懇親会に自宅や会社での開催が難しい…
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入社式の目的は？

・内定者同士のつながりの強化

同じ企業の内定者同士であっても、「内定式で顔を合わせたきり交流がない」という方のほうが多いのではないでしょうか。入社式で内定者同士が顔を合わせ、交流をすることで同期のつながりが深まります。
入社式の時点でチームビルディングができれば、新入社員研修や実務などがスムーズになる可能性が高くなるでしょう。

・会社理解、文化の浸透

新入社員は面接や会社見学、説明会などで複数回会社に足を運んでいますが、実際のところ会社の深い部分まで理解できているかというとそうではないでしょう。これらはあくまで会社のごく限られた一面だからです。
入社式で会社の事業内容や社風に触れることで、より深く会社を理解し、愛着を持ってもらえるようになります。

・社会人としての自覚を形成する

新入社員の中には学生気分がまだ抜けていないという人も珍しくありません。特にインターンシップなどで働いた経験がないと、「社会人としての自覚」を持つのは難しいのではないでしょうか。
社会人としてしっかり自覚を持ってもらいたいのであれば、入社式で新入社員に決意表明をしてもらったり、先輩社員の話を聞いたりする時間を取るとよいでしょう。そうすることで社会人の自覚が芽生え、実務スタート後も仕事モードに入りやすくなります。

・既存社員のモチベーションアップ

入社式の構成に既存社員を組み込むことで、既存社員のモチベーションアップを図る企業も増えています。新入社員の決意表明を聞いたり、既存社員のプロフィールや業績を紹介したりすることで、仕事に臨む気持ちに変化が現れることがあるのです。モチベーションがアップすれば、生産性の向上・チームビルディングの強化などの効果も期待できるでしょう。

入社式の式次第事例

入社式の式次第は式典の進行をスムーズにし、時間内に終わらせるためにも重要なものです。
実際の入社式次第事例を3例ほど見ていきましょう。

事例①

1.開会の辞
2.経営理念唱和
3.社長・役員のあいさつ
4.入社辞令書の交付
5.内定者のあいさつ、決意表明（全員もしくは代表者）
6.閉式の辞

新入社員と役員等でおこなう場合の、シンプルな式次第です。
5に関しては内定者が少ない場合は全員で自己紹介をしたり、決意表明をしたりする場合が多いでしょう。

事例②

1.開会の辞
2.祝辞
3.社長あいさつ
4.先輩社員から歓迎の言葉
5.入社辞令書の交付
6.役員およびスタッフ紹介
7.謝辞
8.閉会の辞

こちらは中小企業でおこなわれた入社式の式次第です。
既存スタッフによる挨拶を盛り込み、新入社員を大いに歓迎する内容になっています。
アットホームな雰囲気でありつつも、全員の一体感や仕事への前向きな思いが味わえる入社式になるでしょう。

事例③

1.開式の辞
2.新入社員紹介
3.歓迎の言葉
4.社長式辞
5.新入社員あいさつ
6.社訓紹介
7.ラジオ体操
8.閉式の辞

こちらは閉式間近に全員で「ラジオ体操」をおこなうというユニークな式次第です。立場や年齢に関係なく、全員で「ラジオ体操を踊る」という体験を共有することで、親ぼくが深まります。
画一的になりがちな式とは一味違う、思い出深い式になりそうです。

内定式の目的は？

・入社意思の確認

内定式は「本当に自社へ入社してくれるのか？」という意思確認をする場です。式内で内定証書の授与や内定承諾の提出などをおこなうことで、入社の意思を改めて確認します。

・内定者をフォローし、不安を取り除く

内定者は仕事への期待や不安などさまざまな感情を抱いています。そのため、内定式で「我々は内定者に期待している」という意思を伝え、フォローをおこなうことが重要です。
内定者の不安を取り除くことで仕事への期待感が高まりますし、内定辞退の防止にもなります。

・内定者同士のつながりの強化

内定者同士はほぼ初対面というケースも多いため、内定式で交流をはかり、同期のつながりを強化してあげることが大切です。同じ立場同士のつながりができることで安心感が生まれますし、悩みの共有・相談ができれば不安の解消にもつながります。入社後に良好な人間関係を築くためにも、内定式でたくさんコミュニケーションを取ってもらうように意識するとよいでしょう。

・会社理解・文化の浸透

会社の事業・文化・体質などの要素は、面接や会社説明会ではなかなか知りえないものです。
内定期間に「実際どのような会社なのかわからない」「本当にこの会社で良かったのだろうか」と捉えられてしまうと、内定辞退にもつながりかねません。また、就職活動中と入社後のギャップが大きいと、新入社員の早期離職を招いてしまう可能性も。
内定式に“自社ならでは”のコンテンツを盛り込めば、よりリアルな会社の事業・文化について伝えることができます。

・内定者の適性の確認

企業によっては、内定式で内定者にヒアリングをおこなったり、グループワークを実施したりするところもあるでしょう。これらの結果は、配属先を振り分ける際の材料になります。

内定式の式次第事例

事例①

1.開式の辞
2.社長あいさつ
3.内定証書授与（リモート）
4.内定者の決意表明（代表者、もしくは全員）
5.人事部長・役員講話
6.閉式の辞
7.連絡事項の説明
8.懇親会

こちらは内定式の式次第の中でも一般的な進行例です。

社長あいさつや人事担当社員の話を通じ、内定者の入社意識・企業理解を高めることができます。

事例②

1.開式の辞
2.社長・役員あいさつ
3.既存社員と内定者のパネルディスカッション
4.内定者の決意表明（代表者、もしくは全員）
5.閉式の辞
6.連絡事項の説明
7.リモート職場見学
8.懇親会

この事例では「企業が内定者と積極的なコミュニケーションを取る」という、目的に沿った内容が盛り込まれています。パネルディスカッションでは、内定者にあらかじめ先輩社員への質問を募っておくと、スムーズに進行できます。
職場見学は事前に動画を撮っておくか、スマホ・タブレットカメラなどでリアルタイム配信するとよいでしょう。

事例③

1.開式の辞
2.社員・役員のあいさつ
3.人事部長講話
4.事業内容説明
5.内定証書授与（リモート）
6.閉式の辞
7.グループワーク、レクリエーション
8.内定者面談・適性検査
9.懇親会

3つめの式次第は「内定者の適性をチェックする」という目的に沿った事例です。
グループワークと面談・適性検査で適性を把握することで、配属先決定の判断材料となります。また、グループワークは内定者同士の交流・アイスブレイクの役割も果たしてくれます。

オンライン入社式・内定式に向けた準備には何が必要か

オンライン入社式・内定式に向け準備を進めるには、どのようなスケジュールで何をすればよいのでしょうか。

①式の目的、内容、開催日程の決定（3ヶ月前～）

式を執り行うにあたり、人事と経営陣で意見をすり合わせ、式の目的やねらいを決定します。
目的に合わせた内容が決まったら、開催日を決定します。

②参加者と自社のネット・IT環境の確認（2ヶ月前までに）

オンラインで式をおこなう場合、参加者のネット環境やIT環境の整備が必須です。
入社式の場合は事前にセットアップ済みのPCやポケットWi-Fiを支給する場合も多いです。円滑に事が進むよう、開催日が決まり次第連絡をして聞き取りをしておきましょう。
また、自社のネット環境やIT環境に問題がある場合は、安定した通信ができるよう対処しましょう。

③オンライン入社式・内定式用のツールの選定（2ヶ月前までに）

WEB会議ツールやビデオチャットツールには、さまざまな種類があります。
それぞれ機能面・通信の安定性・使い勝手が異なるため、試用期間などを活用して複数の中から比較検討しましょう。

④PCのセットアップ（2ヶ月～1ヶ月半前までに）

PCを支給する場合は、届いたらすぐ使用できるようにセットアップを済ませておきましょう。
セキュリティソフトやビデオチャット・WEB会議ツールなど、必要なツールがある場合はインストールしておきます。

⑤資料・プログラムの送付、PC等の受け渡し・送付（1ヶ月半～1ヶ月前までに）

紙の資料やプログラムがある場合は、あらかじめ送付し、参加者に確認してもらいます。
配達に不備があった時のことを考慮し、少なくとも開催日の1ヶ月前までには済ませておきましょう。

PC等のデバイスを支給する場合は、宅配便で送るか、自社へ取りに来てもらう必要があります。
事情があって対面受け渡しになる場合は、受取り時間をずらすなどの配慮を忘れないようにしましょう。

⑥通信・ツールの使用テスト（自社、参加者ともに、1ヶ月～2週間前までに）

初めてオンライン入社式・内定式を開催する場合は、音が途切れすぎていないか、映像がフリーズしないかといった部分や、ツールが問題なく使用できるかなどをチェックしておくと安心です。

⑦最終案内連絡（1週間前）

本番1週間前ぐらいになったら、参加者に改めて最終案内連絡をおこないましょう。
こうした一連の流れは、慣れていないとなかなかスムーズに進まないかもしれません。特に昨今は、感染対策で初めてオンラインで開催する……という企業様も多いのではないでしょうか。
マックスパートでは、オンライン式典に関するさまざまなサポートをおこなっております。
知識豊富なコンシェルジュが「開催プランから準備期間、当日の運営」まで手厚くサポートいたします。
「初めてオンラインで入社式・内定式をする」という企業様はもちろん、「昨年度よりも素晴らしいオンライン入社式・内定式にしたい」という企業様も大歓迎です。当社へお気軽にご相談・ご用命くださいませ。

オンライン懇親会で盛り上がるトークテーマ5選

トークテーマ例①：おすすめのコンビニおつまみ

オンライン懇親会では買出しにコンビニを利用する方も多いでしょう。自分が買ってきたおつまみや、お気に入りのおつまみを紹介するのはシンプルながらも盛り上がります。好みが同じ人とは意気投合しやすいので、初対面同士の緊張をほぐすのにぴったりのテーマです。

トークテーマ例②：好きな映画

近年の若い世代には、Netflix (ネットフリックス)やAmazon Prime（アマゾンプライム）などの動画配信サービスで映画を楽しむ人も多いでしょう。そのため、自分の好きな映画について語ってもらうのもおすすめです。
司会者は映画のどんなシーンが好きか、感動した部分・怖かった部分・面白いと思った部分などをインタビューするように聞いてみましょう。参加者の作品の好みだけでなく、意外な一面が知れるかもしれませんね。

トークテーマ例③：おすすめのアプリ、ゲーム

新入社員の世代はスマホ所持率がとても高く、アプリやゲームなどにも慣れ親しんでいる世代です。そのため、各自おすすめのアプリやゲームについて語ってもらうというテーマもおすすめです。
おもしろい顔面加工アプリや、ちょっとマイナーだけどおもしろいアプリ、便利なアプリなどを知るきっかけになります。

トークテーマ例④：捨てるに捨てられないものは？

自宅からのオンライン式典だからこそ盛り上がるのが、「捨てるに捨てられないもの」を紹介することです。
自宅にあるものでなかなか捨てられないものを持ってきてもらい、1人ずつ紹介してもらいます。
中にはちょっと引くようなものもあるかもしれませんが、捨てられない理由にくすっと笑ったり、共感したりすることで、参加者同士の心の距離を近づけられます。

トークテーマ例⑤：入社後の目標

「社会人としての自覚」を意識してもらいたいのならば、入社後の目標を語ってもらうのもよいでしょう。1人1人に語ってもらう中で、本人の仕事に対する意識や適性、人となりが感じられます。
人によってはまだはっきりと目標が固まっていないかもしれませんが、どんな目標でも反論せず、耳を傾けてあげましょう。
ちなみに、どうしてもトークテーマが思いつかない！という場合は、トークテーマを選んでくれるサービスを利用するのも良い方法です。
株式会社AID-DCCが提供する「NETA」は、任意のトークテーマの中からルーレットで内容を決められるサービスです。ゲーム感覚でトークテーマを決められるので、思いがけず面白いトークが繰り広げられるかもしれません。
▼「NETA」
https://neta.aid-dcc.com/

オンライン懇親会でもチームビルディング！仲良くなれるゲーム5選

ゲーム例①：早押しクイズ

オンライン懇親会で盛り上がるのが、全員参加の早押しクイズです。個人戦はもちろん、複数グループを作ってトーナメント戦にすればチームビルディングにもなります。
解答時は挙手制でもよいですが、「みんはや」のような早押しクイズアプリを使うと、問題作成からクイズの解答までアプリ一つで実施できますよ。
▼「みんなで早押しクイズ（みんはや）」
https://minhaya.com/

ゲーム例②：心理テスト

心理テストは年齢・性別を問わず盛り上がれるコンテンツです。オンライン懇親会では、司会者が出題しWEB会議ツール等のチャット機能で解答する方式がスマートでしょう。心理テストの問題はネットや書籍でピックアップしておくといいですね。
恋愛系の問題はセクハラにあたる場合があるので、避けた方が無難です。性格診断や価値観など、回答者の人となりを知れるものがいいでしょう。

ゲーム例③：限定しりとり

限定しりとりとは、「4文字の言葉」「5文字の言葉」というように、限られた文字数の言葉でしりとりをしていくゲームです。通常のしりとりよりも頭を使いますが、頭をフル回転させながらしりとりをするので思いのほか楽しめます。文字数を限定するとすぐ終わってしまう、という場合は「〇文字以下の言葉」「国の名前」のように、条件を変更してもよいでしょう。

ゲーム例④：以心伝心ゲーム

バラエティなどで人気の以心伝心ゲームは、オンライン懇親会でも盛り上がります。
初めに参加者を数名のチームに分け、司会者が「〇〇といえば？」とお題を出したら、お題に合うものを書きます。（お題は「赤くておいしいものといえば？」「日本で人気の観光地は？」など、何でも構いません）
チームメンバー全員が同じ回答を書いたら、そのチームの勝ちです。

ゲーム例⑤：イントロクイズ

イントロクイズは飲み会でも定番のゲームです。曲のイントロを聴いて、タイトルが分かった人から早押しで答えてもらいます。オンライン懇親会では超定番の曲から出題すると盛り上がりやすいでしょう。
「うたドン！」のようにホストが参加者に出題できるアプリもありますので、活用してみるといいですね。
▼「うたドン！」
iOS版：
https://apps.apple.com/jp/app/%E3%81%86%E3%81%9F%E3%83%89%E3%83%B3/id1201624046
Android版：
https://play.google.com/store/apps/details?id=jp.co.tomomusic.utadon&hl=ja

企業担当者様の中には、自社の会議室からオンライン入社式・内定式を開催しようとお考えの方もいらっしゃるかもしれません。
しかしながら、自社会議室での飲食禁止という規定がある場合、飲食（懇親会など）をおこなう際にまた別の会場を利用しなければならないでしょう。会場を移動するとなると、リモート中継システム（WEB会議ツールやビデオ通話ツール）を接続しなおしたり、複数台借りたりする必要があります。
また、会場参加者とリモート参加者の一体感が感じられにくい、という問題も生じやすくなるでしょう。
こうした問題を解決するには、貸し会議室を借りる方法をおすすめします。
フクラシアの会議室は飲食が可能、かつネット環境も充実しており、オフライン／オンラインの同時開催にもぴったりです。
また、フード・ドリンクのケータリングサービスもおこなっており、ホテルクオリティの華やかなパーティーメニューを楽しんでいただけるのも特徴です。
オンライン式典専用プランでは、会場に参加者数に応じたモニター・スクリーンを設置。リモート画面を映しだすことで、リモート参加なのにまるでその場にいるかのような“リアル感”を持ったコミュニケーションを取ることができます。
オンライン式典の準備や当日の運営・会場設営まで、コンシェルジュがサポートをしながら成功をお手伝いいたします。参加者全員が満足できる式典を目指すならば、ぜひフクラシアにご相談くださいませ。